Pracownicy:
Małgorzata Walczak - Kierownik Referatu
Karolina Sadowska - stanowisko ds. sekretariatu
Iwona Szmagaj - stanowisko ds. obsługi interesantów
Dominika Mentel - Kozieł - stanowisko ds. obsługi interesantów
Natalia Rogozińska -stanowisko ds. kancelarii
Oliwia Żakowska -stanowisko ds. kancelarii
Do zadań Referatu Organizacyjnego należy w szczególności:
1) prowadzenie sekretariatu oraz zapewnienie obsługi kancelaryjno - biurowej Burmistrza oraz Zastępcy Burmistrza, w tym:
a) przyjmowanie interesantów zgłaszających skargi, wnioski i petycje oraz organizowanie ich kontaktów z Burmistrzem, bądź kierowanie ich do właściwych kierowników,
b) prowadzenie centralnego rejestru skarg, wniosków i petycji,
c) sporządzania okresowych sprawozdań Burmistrza z realizacji uchwał Rady, wykonywanych zadań oraz podejmowanych działań,
d) przygotowywanie pomieszczeń, obsługa kancelaryjna spotkań i zebrań organizowanych przez Burmistrza,
e) prowadzenie ewidencji delegacji;
2) prowadzenie rejestru gminnych jednostek organizacyjnych;
3) prowadzenie dokumentacji z zakresu przynależności Gminy do stowarzyszeń;
4) sprawy związane z obsługą klienta:
a) tworzenie pozytywnego wizerunku Urzędu,
b) udostępnianie klientom zestawu ujednoliconych formularzy lub druków dotyczących spraw realizowanych przez Urząd i udzielanie pomocy przy ich wypełnianiu,
c) sprawdzanie kompletności składanych pism,
d) udzielanie pełnej informacji w zakresie rodzaju, miejsca i trybu załatwianych spraw,
e) udzielanie ogólnych informacji o zakresie załatwianych spaw przez inne jednostki i instytucje,
f) dbanie o wygląd i aktualizację głównej tablicy informacyjnej wewnątrz budynku, wykonywanie czynności związanych z ogłaszaniem pism i obwieszczeń na tablicach ogłoszeń Urzędu;
5) prowadzenie archiwum zakładowego;
6) zapewnienie obsługi administracyjno-gospodarczej Urzędu poprzez:
a) współdziałanie w zarządzaniu budynkami Urzędu, zlecanie i nadzorowanie prowadzonych w nich bieżących prac konserwacyjnych, porządkowych i gospodarczych,
b) analizę kosztów funkcjonowania Urzędu, w tym ewidencję zużycia wody, prądu, gazu, itp.,
c) współdziałanie w planowaniu i organizacji zaopatrzenia materiałowo - technicznego w środki trwałe, materiały biurowe i kancelaryjne,
d) racjonalne gospodarowanie środkami rzeczowymi, drukami, formularzami,
e) zaopatrywanie Urzędu w pieczęcie, kasowanie ich po zużyciu, prowadzenie rejestru pieczęci,
f) prowadzenie ewidencji i rejestru kluczy,
g) zamawianie i prenumerowanie wydawnictw, czasopism, dzienników i materiałów internetowych, zaopatrywanie w literaturę fachową;
7) przyjmowanie, rozdzielanie i wysyłanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu;
8) prowadzenie ewidencji korespondencji oraz rejestru pism wpływających do Urzędu;
9) przyjmowanie wniosków interesantów do dalszego załatwienia i kierowanie do odpowiednich komórek organizacyjnych;
10) przekazywanie do właściwych komórek organizacyjnych korespondencji wpływającej do Urzędu;
11) zarządzanie elektronicznym obiegiem dokumentów;
12) prowadzenie platformy sprawozdawczej Głównego Urzędu Statystycznego.
