Referat Organizacyjny

 
  
Agata Michałowka
p.o Kierownik Referatu
 
Malwina Pawlak
Stanowisko ds. sekretariatu
tel. 65 540 86 50; 65 540 86 58, e-mail: sekretariat [dot] umigatwschowa [dot] pl
 
Iwona Szmagaj
Stanowisko ds. obsługi interesantów
tel. 65 540 86 00, e-mail: boiatwschowa [dot] pl
 
Natalia Rogozińska
Pomoc administarcyjna na Stanowisku ds. obsługi interesantów
tel. 65 540 86 00, e-mail: boiatwschowa [dot] pl
 
Małgorzata Walczakboiatwschowa [dot] pl ()
Stanowisko ds. archiwum
 
Oliwia Żakowska
Pomoc administracyjna na stanowisku ds. kancelarii
tel. 65 540 86 45
 
Michał Kokociński
Stanowisko ds. organizacyjnych 
tel. 65 540 86 27
 
Do zakresu działania pracowników Referatu Organizacyjnego należy
w szczególności:
  1. prowadzenie sekretariatu, zapewnienie obsługi kancelaryjno-biurowej Burmistrza oraz Zastępców Burmistrza,
  2. udzielanie informacji o zakresie   organów administracji publicznej i jednostek organizacyjnych Gminy oraz trybie załatwiania spraw w Urzędzie,
  3. prowadzenie rejestru gminnych jednostek organizacyjnych,
  4. przygotowywanie pomieszczeń, obsługa kancelaryjna spotkań i zebrań organizowanych przez Burmistrza,
  5. przyjmowanie interesantów zgłaszających skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Burmistrzem, bądź kierowanie ich do właściwych Kierowników,
  6. sporządzania okresowych sprawozdań Burmistrza z realizacji uchwał Rady, wykonywanych zadań oraz podejmowanych działań,
  7. prowadzenie archiwum zakładowego,
  8. prowadzenie dokumentacji z zakresu przynależności Gminy do stowarzyszeń,
  9. zapewnienie obsługi administracyjno-gospodarczej Urzędu poprzez:
    • zarządzanie budynkami Urzędu, zlecanie i nadzorowanie prowadzonych w nich bieżących prac konserwacyjnych, porządkowych i gospodarczych,
    • zapewnienie ochrony mienia Urzędu,
    • analizę kosztów funkcjonowania Urzędu, w tym ewidencję zużycia wody, prądu, gazu, itp.
    • planowanie i organizację zaopatrzenia materiałowo - technicznego w środki trwałe, materiały biurowe i kancelaryjne,
    • obsługę i zabezpieczenie łączności telefonicznej i internetowej,
    • racjonalne gospodarowanie środkami rzeczowymi, drukami, formularzami,
    • zaopatrywanie Urzędu w pieczęcie, kasowanie ich po zużyciu, prowadzenie rejestru pieczęci,
    • prowadzenie ewidencji i rejestru kluczy,
    • zamawianie i prenumerowanie wydawnictw, czasopism, dzienników i materiałów internetowych, zaopatrywanie w literaturę fachową.
  10. przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu,
  11. prowadzenie ewidencji korespondencji, delegacji, szkoleń,
  12. prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków oraz rejestru pism wpływających do Urzędu,
  13. wykonywanie czynności związanych z ogłaszaniem pism i obwieszczeń na tablicach ogłoszeń Urzędu, dbałość o ich wygląd,
  14. przyjmowanie wniosków interesantów do dalszego załatwienia i kierowanie do odpowiednich komórek organizacyjnych,
  15. sprawdzanie załączników do składanych wniosków pod względem formalnym,
  16. prowadzenie ewidencji korespondencji,
  17. przekazywanie do właściwych komórek organizacyjnych korespondencji wpływającej do Urzędu.

Publikacja: olek