Referat Organizacyjny
Agata Michałowka
Kierownik Referatu
Malwina Pawlak
Stanowisko ds. sekretariatu
tel. 65 540 86 50; 65 540 86 58, e-mail: sekretariat [dot] umig
wschowa [dot] pl

Iwona Szmagaj
Stanowisko ds. obsługi interesantów
Natalia Rogozińska
Stanowisko ds. obsługi interesantów
Małgorzata Walczakboi
wschowa [dot] pl ()

Stanowisko ds. archiwum
Oliwia Żakowska
Stanowisku ds. kancelarii
Antoni Romanowicz
Stanowisko ds. organizacyjnych
Aleksander Trzciński
Pomoc administracyjna
Do zakresu działania pracowników Referatu Organizacyjnego należy
w szczególności:
w szczególności:
- prowadzenie sekretariatu, zapewnienie obsługi kancelaryjno-biurowej Burmistrza oraz Zastępców Burmistrza,
- udzielanie informacji o zakresie organów administracji publicznej i jednostek organizacyjnych Gminy oraz trybie załatwiania spraw w Urzędzie,
- prowadzenie rejestru gminnych jednostek organizacyjnych,
- przygotowywanie pomieszczeń, obsługa kancelaryjna spotkań i zebrań organizowanych przez Burmistrza,
- przyjmowanie interesantów zgłaszających skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Burmistrzem, bądź kierowanie ich do właściwych Kierowników,
- sporządzania okresowych sprawozdań Burmistrza z realizacji uchwał Rady, wykonywanych zadań oraz podejmowanych działań,
- prowadzenie archiwum zakładowego,
- prowadzenie dokumentacji z zakresu przynależności Gminy do stowarzyszeń,
- zapewnienie obsługi administracyjno-gospodarczej Urzędu poprzez:
- zarządzanie budynkami Urzędu, zlecanie i nadzorowanie prowadzonych w nich bieżących prac konserwacyjnych, porządkowych i gospodarczych,
- zapewnienie ochrony mienia Urzędu,
- analizę kosztów funkcjonowania Urzędu, w tym ewidencję zużycia wody, prądu, gazu, itp.
- planowanie i organizację zaopatrzenia materiałowo - technicznego w środki trwałe, materiały biurowe i kancelaryjne,
- obsługę i zabezpieczenie łączności telefonicznej i internetowej,
- racjonalne gospodarowanie środkami rzeczowymi, drukami, formularzami,
- zaopatrywanie Urzędu w pieczęcie, kasowanie ich po zużyciu, prowadzenie rejestru pieczęci,
- prowadzenie ewidencji i rejestru kluczy,
- zamawianie i prenumerowanie wydawnictw, czasopism, dzienników i materiałów internetowych, zaopatrywanie w literaturę fachową.
- przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu,
- prowadzenie ewidencji korespondencji, delegacji, szkoleń,
- prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków oraz rejestru pism wpływających do Urzędu,
- wykonywanie czynności związanych z ogłaszaniem pism i obwieszczeń na tablicach ogłoszeń Urzędu, dbałość o ich wygląd,
- przyjmowanie wniosków interesantów do dalszego załatwienia i kierowanie do odpowiednich komórek organizacyjnych,
- sprawdzanie załączników do składanych wniosków pod względem formalnym,
- prowadzenie ewidencji korespondencji,
- przekazywanie do właściwych komórek organizacyjnych korespondencji wpływającej do Urzędu.