Referat Organizacyjny

 
  
Agata Michałowka
Kierownik Referatu
 
 
Malwina Pawlak
Stanowisko ds. sekretariatu
tel. 65 540 86 50; 65 540 86 58, e-mail: sekretariat [dot] umigatwschowa [dot] pl
 
Iwona Szmagaj
Stanowisko ds. obsługi interesantów
tel. 65 540 86 00, e-mail: boiatwschowa [dot] pl
 
Natalia Rogozińska
Stanowisko ds. obsługi interesantów
tel. 65 540 86 00, e-mail: boiatwschowa [dot] pl
 
Małgorzata Walczakboiatwschowa [dot] pl ()
Stanowisko ds. archiwum
 
Oliwia Żakowska
Stanowisku ds. kancelarii
 
 
Antoni Romanowicz
Stanowisko ds. organizacyjnych 
 
Aleksander Trzciński
Pomoc administracyjna
 
 
Do zakresu działania pracowników Referatu Organizacyjnego należy
w szczególności:
  1. prowadzenie sekretariatu, zapewnienie obsługi kancelaryjno-biurowej Burmistrza oraz Zastępców Burmistrza,
  2. udzielanie informacji o zakresie   organów administracji publicznej i jednostek organizacyjnych Gminy oraz trybie załatwiania spraw w Urzędzie,
  3. prowadzenie rejestru gminnych jednostek organizacyjnych,
  4. przygotowywanie pomieszczeń, obsługa kancelaryjna spotkań i zebrań organizowanych przez Burmistrza,
  5. przyjmowanie interesantów zgłaszających skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Burmistrzem, bądź kierowanie ich do właściwych Kierowników,
  6. sporządzania okresowych sprawozdań Burmistrza z realizacji uchwał Rady, wykonywanych zadań oraz podejmowanych działań,
  7. prowadzenie archiwum zakładowego,
  8. prowadzenie dokumentacji z zakresu przynależności Gminy do stowarzyszeń,
  9. zapewnienie obsługi administracyjno-gospodarczej Urzędu poprzez:
    • zarządzanie budynkami Urzędu, zlecanie i nadzorowanie prowadzonych w nich bieżących prac konserwacyjnych, porządkowych i gospodarczych,
    • zapewnienie ochrony mienia Urzędu,
    • analizę kosztów funkcjonowania Urzędu, w tym ewidencję zużycia wody, prądu, gazu, itp.
    • planowanie i organizację zaopatrzenia materiałowo - technicznego w środki trwałe, materiały biurowe i kancelaryjne,
    • obsługę i zabezpieczenie łączności telefonicznej i internetowej,
    • racjonalne gospodarowanie środkami rzeczowymi, drukami, formularzami,
    • zaopatrywanie Urzędu w pieczęcie, kasowanie ich po zużyciu, prowadzenie rejestru pieczęci,
    • prowadzenie ewidencji i rejestru kluczy,
    • zamawianie i prenumerowanie wydawnictw, czasopism, dzienników i materiałów internetowych, zaopatrywanie w literaturę fachową.
  10. przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu,
  11. prowadzenie ewidencji korespondencji, delegacji, szkoleń,
  12. prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków oraz rejestru pism wpływających do Urzędu,
  13. wykonywanie czynności związanych z ogłaszaniem pism i obwieszczeń na tablicach ogłoszeń Urzędu, dbałość o ich wygląd,
  14. przyjmowanie wniosków interesantów do dalszego załatwienia i kierowanie do odpowiednich komórek organizacyjnych,
  15. sprawdzanie załączników do składanych wniosków pod względem formalnym,
  16. prowadzenie ewidencji korespondencji,
  17. przekazywanie do właściwych komórek organizacyjnych korespondencji wpływającej do Urzędu.

Publikacja: olek