Biuro Organizacyjne

Biuro Organizacyjne

p.o. Dyrektora Biura – Marcin Sobczak, telefon: 65 540 86 03, e-mail: marcin [dot] sobczakatgminawschowa [dot] pl

Szczegółowy podział zadań realizowanych przez Referaty Biura Organizacyjnego dokonuje Dyrektor Biura za zgodą Burmistrza.

Do zadań Biura Organizacyjnego należy:

1.    prowadzenie sekretariatu - zapewnienie obsługi kancelaryjno-biurowej Burmistrza oraz Zastępców Burmistrza;
2.    udzielanie informacji o zakresie kompetencji organów administracji publicznej i jednostek organizacyjnych Gminy oraz trybie załatwiania spraw w Urzędzie;
3.    przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu;
4.    prowadzenie ewidencji korespondencji, delegacji, szkoleń;
5.    prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków oraz rejestru pism wpływających do Urzędu;
6.    prowadzenie rejestru gminnych jednostek organizacyjnych;
7.    przygotowywanie pomieszczeń i obsługa kancelaryjna spotkań i zebrań organizowanych przez Burmistrza;
8.    przyjmowanie interesantów zgłaszających skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Burmistrzem, bądź kierowanie ich do właściwych Dyrektorów Biur;
9.    prowadzenie rejestru zarządzeń Burmistrza;
10.    prowadzenie rejestru pełnomocnictw i upoważnień Burmistrza;
11.    sporządzania okresowych sprawozdań Burmistrza z realizacji uchwał Rady wykonywanych zadań oraz podejmowanych działań;
12.    prowadzenie obsługi kancelaryjno - biurowej Rady i jej Komisji;
13.    obsługa kancelaryjna działalności Przewodniczącego i Wiceprzewodniczących Rady;
14.    podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzeniem sesji, zebrań, posiedzeń i spotkań Rady  i jej Komisji;
15.    protokołowanie sesji Rady;
16.    organizacja właściwego obiegu dokumentów, przekazywanie korespondencji do i od Rady, jej Komisji oraz poszczególnych radnych;
17.    przekazywanie uchwał do publikacji oraz do właściwego nadzoru prawnego;
18.    prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji składanych przez radnych;
19.    organizowanie i obsługa narad, konferencji i spotkań z mieszkańcami zwoływanych przez Przewodniczącego Rady i Przewodniczących Komisji Rady;
20.    współdziałanie przy organizowaniu wyborów: samorządowych, parlamentarnych, prezydenckich, europarlamentarnych i innych;
21.    organizowanie wyborów ławników do sądów powszechnych;
22.    prowadzenie archiwum zakładowego:
1)    przyjmowanie i gromadzenie akt,
2)    ewidencjonowanie akt,
3)    udostępnianie akt zgodnie z przepisami prawa,
4)    podział akt na kategorie,
5)    konserwacja akt,
6)    brakowanie akt oraz niszczenie akt,
7)    przekazywanie akt kategorii "A" do właściwego Archiwum Państwowego;
23.    prowadzenie dokumentacji z zakresu przynależności Gminy do stowarzyszeń;
24.    zapewnienie obsługi administracyjno-gospodarczej Urzędu poprzez:
1)    zarządzanie budynkami Urzędu, zlecanie i nadzorowanie prowadzonych w nich bieżących prac konserwacyjnych, porządkowych i gospodarczych,
2)    zapewnienie ochrony mienia Urzędu,
3)    analizę kosztów funkcjonowania Urzędu, w tym ewidencję zużycia wody, prądu, gazu, itp.
4)    planowanie i organizację zaopatrzenia materiałowo - technicznego w środki trwałe, materiały biurowe i kancelaryjne,
5)    obsługę i zabezpieczenie łączności telefonicznej i internetowej,
6)    racjonalne gospodarowanie środkami rzeczowymi, drukami, formularzami,
7)    zaopatrywanie Urzędu w pieczęcie, kasowanie ich po zużyciu, prowadzenie rejestru pieczęci,
8)    prowadzenie ewidencji i rejestru kluczy,
9)    zamawianie i prenumerowanie wydawnictw, czasopism, dzienników i materiałów internetowych, zaopatrywanie w literaturę fachową.
25.    wykonywanie czynności związanych z ogłaszaniem pism i obwieszczeń na tablicach ogłoszeń Urzędu, dbałość o ich wygląd;
26.    zapewnienie bezpieczeństwa danych zawartych w komputerowych zbiorach danych Urzędu zgodnie z obowiązującymi przepisami i regulacjami wewnętrznymi przyjętymi w Urzędzie;
27.    prowadzenie ewidencji oświadczeń majątkowych składanych Burmistrzowi i Przewodniczącemu Rady, przesyłanie do właściwych Urzędów Skarbowych oraz współdziałanie przy opracowaniu sprawozdań;
28.    wykonywanie zadań z zakresu BHP:
1)    przestrzeganie i egzekwowanie obowiązujących w zakresie przepisów BHP,
2)    szkolenie nowo przyjętych pracowników i przeprowadzanie szkoleń okresowych w tym opracowywanie i aktualizacja programów szkolenia,
3)    analizowanie występujących zagrożeń chorobowych i wypadkowych,
4)    przeprowadzanie kontroli warunków pracy i przestrzegania zasad BHP w Urzędzie,
5)    prowadzenie dokumentacji związanej z wypadkami w drodze do i z pracy oraz w pracy,
6)    prowadzenie dochodzeń powypadkowych,
7)    prowadzenie rejestrów wypadków przy pracy i chorób zawodowych,
8)    opiniowanie konieczności stosowania środków ochrony indywidualnej oraz wypłacania pracownikom ekwiwalentu za stosowanie odzieży własnej.
29.    prowadzenie rejestrów zawieranych umów;
30.    organizowanie prac związanych z aktualizacją statutu Gminy i statutów jednostek pomocniczych;
31.    kompletowanie i przechowywanie aktów normatywnych oraz zbiorów przepisów prawa;
32.    obsługa informatyczna Urzędu:
1)    nadzór nad całością prac związanych z informatyzacją Urzędu w tym wdrażaniem programów we współpracy z Dyrektorami Biur i Kierownikami Referatów,
2)    dokonywanie analiz w zakresie rozwoju systemu informatycznego oraz zgłaszanych potrzeb w tym zakresie przez Dyrektorów Biur i Kierowników Referatów,
3)    zapewnienie ochrony oprogramowania i zabezpieczenie przed dostępem do zasobów informatycznych osób nieupoważnionych,
4)    analizowanie ofert programów komputerowych pod kątem przydatności i możliwości zastosowania w Urzędzie,
5)    obsługa informatyczna (serwis) oraz doradztwo informatyczne dla pracowników Urzędu,
6)    administrowanie siecią komputerową Urzędu, w tym zarządzanie systemem dostępu do zbioru danych i zapewnienie prawidłowej realizacji ustaw i przepisów szczególnych w tym zakresie,
7)    wykonywanie kopii bezpieczeństwa danych z serwera sieciowego i danych z innych programów,
8)    prowadzenie dokumentacji związanej ze sferą informatyki, w tym dotyczącej legalności oprogramowania i odpowiednie jej przechowywanie,
9)    zapewnienie dostępu do informacji publicznej w systemie informatycznym;
33.    przygotowywanie we współpracy z właściwymi merytorycznie Biurami/Referatami materiałów dotyczących projektów uchwał Rady oraz innych materiałów na posiedzenia i obrady Rady oraz jej komisji;
34.    prowadzenie rejestrów i zbiorów:
1)    uchwał Rady,
2)    wniosków i interpelacji radnych,
3)    opinii i wniosków z komisji Rady;
35.organizowanie szkoleń radnych;
36.współpraca z komisarzem wyborczym w zakresie organizacji wyborów i referendów;
37.przyjmowanie oświadczeń o stanie majątkowym od radnych oraz pracowników samorządowych;
38.    przyjmowanie wniosków interesantów do dalszego załatwienia i kierowanie do odpowiednich Biur/Referatów;
39.    sprawdzanie załączników do składanych wniosków pod względem formalnym;
40.    prowadzenie ewidencji korespondencji;
41.    przekazywanie do właściwych Biur/Referatów korespondencji wpływającej do Urzędu;
42.    prowadzenie spraw pracowniczych, w tym:
1)    prowadzenie dokumentacji kadrowej pracowników Urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
2)    prowadzenie wymaganych przepisami prawa rejestrów, sporządzanie analiz i sprawozdań,
3)    wykonywanie zadań związanych z dyscypliną pracy, ewidencją urlopów, badań okresowych, szkoleń BHP,
4)    podnoszenie kwalifikacji pracowników,
5)    gospodarowanie odzieżą ochronną i roboczą,
6)    przeprowadzanie naborów na wolne stanowiska w Urzędzie,
7)    kierowanie zapytań do Krajowego Rejestru Karnego;
8)    przeprowadzenie okresowych ocen pracowników samorządowych,
9)    przygotowywanie dokumentów, druków i wniosków dotyczących nagród, wynagrodzeń i innych świadczeń pracowniczych,
10)    sporządzanie list płac oraz innych dokumentów finansowych i wypłacanie należności na ich podstawie,
11)    prowadzenie dokumentacji wypłaconych zasiłków chorobowych, rodzinnych i innych ze środków ubezpieczenia społecznego,
12)    wydawanie zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu pracowników rozliczanie umów cywilno–prawnych,
13)    naliczanie składek ZUS i zaliczek na podatek dochodowy,
14)    sporządzanie dokumentów rozliczeniowych do urzędów skarbowych, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz innych organów publiczno- prawnych zgodnie z obowiązującymi przepisami
15)    sporządzanie dokumentów rozliczeniowych dla pracowników oraz osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych,
16)    naliczanie i rozliczanie składek PFRON,
17)    sporządzanie sprawozdań z wynagrodzeń,
18)    naliczanie odpisów na ZFŚS i ewidencja zdarzeń gospodarczych funduszu,
19)    nadzór finansowy nad wykorzystaniem środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz kontrola ZFŚS;
43.    koordynacja działań dotyczących stosowania procedur przy udzielaniu zamówień publicznych wynikających z Prawa Zamówień Publicznych oraz poniżej progów wynikających z Prawa Zamówień Publicznych, w tym:
1)    wykonywanie czynności niezbędnych dla dokonania wyboru trybu zamówienia publicznego,
2)    opracowywanie, na podstawie informacji przekazanych przez Dyrektorów Biur i Kierowników Referatów harmonogramów udzielania zamówień publicznych,
3)    przyjmowanie wniosków o udzielenie zamówień publicznych,
4)    wnioskowanie do Burmistrza o powołanie komisji przetargowych,
5)    przesyłanie ogłoszeń do Biuletynu Zamówień Publicznych i Urzędu Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich,
6)    udział w pracach komisji przetargowej,
7)    prowadzenie dokumentacji związanej z udzielaniem zamówień publicznych,
8)    obsługa organizacyjna – techniczna prac komisji przetargowej,
9)    wydawanie i przesyłanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
10)    udostępnianie protokołów postępowań o udzielenia zamówienia wraz z jego załącznikami,
11)    przechowywanie i archiwizacja dokumentacji przetargowej,
12)    opracowywanie projektów i aktualizacji regulaminów udzielania zamówień publicznych,
13)    prowadzenie rejestru zamówień publicznych udzielanych w Urzędzie,
14)    prowadzenie rejestru umów zawartych w ramach zamówień publicznych,
15)    prowadzenie zamówień poniżej progów wynikających z Prawa Zamówień Publicznych,
16)    przygotowywanie sprawozdań w zakresie zamówień publicznych,
17)    współpraca z jednostkami organizacyjnymi Urzędu w sprawach zamówień publicznych,
18)    udzielanie informacji, wyjaśnień i porad w zakresie zamówień publicznych.

Biuro Organizacyjne przy znakowaniu spraw używa symbolu BO

Publikacja: s.ps